Flotte Auto

Flotte Auto pour entreprise : principe et fonctionnement

Une entreprise a souvent besoin de se doter de véhicules, que ce soit pour l’exploitation de l’activité elle-même ou pour servir de véhicules de fonction pour les collaborateurs. Tous ces véhicules sont intégrés dans un ensemble nommé flotte automobile d’entreprise et sont constitués de véhicules utilitaires et de véhicules particuliers. Quel est le principe de la flotte auto d’entreprise ? Comment fonctionne-t-elle ? Explications.

Flotte auto d’entreprise : principe

La flotte auto d’entreprise, également appelée parc auto d’entreprise est un parc auto constitué de l’ensemble des véhicules dont une entreprise a besoin. En fonction de la taille de la structure ou de son activité, ces véhicules peuvent représenter un certain nombre, pouvant parfois aller jusqu’à plusieurs milliers de voitures. Une flotte auto de société peut être constituée de différents types de véhicules allant des citadines aux berlines en passant par les breaks, les SUV et les utilitaires. Ces biens sont généralement utilisés par les collaborateurs, que ce soit un commercial, un agent ou un technicien. Et pour que le véhicule soit efficace, il doit correspondre à l’activité de ce collaborateur. Un commercial qui est amené à effectuer des protections en milieu urbain sera par exemple doté d’une citadine, plus maniable et économique tandis qu’un agent de livraison aura besoin d’une fourgonnette assez compacte pour circuler à travers les ruelles tout en offrant une capacité de chargement relativement conséquente.

Le vrai défi concernant la flotte auto d’entreprise ce n’est pas tant son financement que sa gestion. En effet, l’entreprise doit faire en sorte de rationaliser l’utilisation des véhicules afin d’éviter les gaspillages qui se feront sentir au niveau du budget à la fin d’une année d’exercice. Pour ce faire, l’entreprise peut opter pour une gestion interne ou une gestion par une société spécialisée.

Flotte d’entreprise gérée en interne : comment ça fonctionne ?

La gestion d’une flotte d’entreprise en interne n’est pas possible pour toutes les entreprises. Seules celles qui disposent de peu de véhicules peuvent y avoir recours dans la pratique. La gestion interne d’une flotte consiste à l’achat des dits véhicules ou la location selon le mode de financement choisi. Il s’agit donc de choisir les modèles les mieux adaptés aux besoins de l’activité, de comparer les prix et de procéder à des négociations si nécessaire. Ensuite, cela consiste aussi à gérer tous les aspects de ces véhicules, de l’entretien à l’assurance, en passant par les contrôles techniques et la maintenance. La gestion d’une flotte auto demande une bonne organisation. D’une manière générale, un gestionnaire est nommé pour s’occuper des tâches afférant au bon fonctionnement des véhicules. Cette personne aura en charge le suivi de chacune des voitures composant la flotte. Pour cela il devra échanger régulièrement avec les collaborateurs qui utilisent les biens. Chacun de ces utilisateurs devra tenir un livret des dépenses qu’il a engagées pour son véhicule afin de permettre au gestionnaire de récupérer toutes les informations. Depuis plusieurs années déjà, des logiciels sont proposés aux entreprises pour gérer leur parc auto. Cet outil a pour fonction d’optimiser la gestion et ainsi de travailler plus efficacement.

La gestion en interne d’une flotte auto comporte plusieurs avantages, notamment la maitrise des coûts. Au lieu de payer les services d’une entité spécialisée, la société chargera un de ses salariés afin qu’il prenne cette mission à titre de complément de tâche. D’autant que dans une gestion interne, il est plus facile de faire face à une réduction ou une augmentation du parc. Néanmoins, il faut confier la tâche à une personne qui en a vraiment les compétences.

L’externalisation de la gestion pour les flottes importantes

La gestion d’une flotte de véhicules importante est souvent compliquée à réaliser en interne. Une telle opération nécessite une réelle expertise que seule une entreprise spécialisée est en mesure de justifier. D’ailleurs, c’est aussi cette entreprise spécialisée qui dispose des outils nécessaires à l’optimisation de l’usage des véhicules composant la flotte. Plusieurs organismes proposent aujourd’hui un tel service et les clients sont en mesure de confier soit une partie soit l’intégralité de la gestion des véhicules, de l’acquisition à l’attribution des voitures aux collaborateurs en passant par les diverses prestations comme l’entretien et l’assurance auto. Il appartient à la société de gestion d’offrir une solution à chaque problématique de l’entreprise. Elle devra ainsi gérer les pannes, les réparations, le remplacement de véhicule et bien d’autres tâches. Les outils employés par ces sociétés sont si performants qu’il est plus facile d’optimiser les coûts de fonctionnement par rapport à une gestion interne. Toutefois, plus les services sollicités sont nombreux, plus le tarif grimpe.

Le financement et la gestion d’une flotte auto d’entreprise dépendent généralement de la capacité financière et de la taille de la structure. Plusieurs solutions sont proposées aux entrepreneurs, que ce soit par la trésorerie, par un crédit professionnel ou par la location. Au niveau de l’assurance, un contrat de flotte permettra également d’optimiser les dépenses.