Mettre en place et gérer une flotte de véhicule nécessite une préparation et une bonne organisation, quelle que soit sa taille.
Avoir une stratégie bien déterminée assure le bon fonctionnement de la gestion de la flotte, mais permet aussi de maitriser les coûts. En effet, la gestion d’une flotte de véhicules est une tâche complexe qui doit prendre en compte de nombreux paramètres. Le responsable doit faire des choix pertinents afin de répondre aux besoins de l’entreprise tout en optimisant les coûts.
Quels sont les enjeux de la gestion d’une petite flotte automobile ?
La flotte automobile ou le parc auto désigne l’ensemble des véhicules dont dispose une entreprise. Elle met ces véhicules à disposition de ses employés dans le cadre de leur activité professionnelle. La flotte de véhicules d’entreprise se compose de beaucoup d’éléments, allant des véhicules de fonction, aux véhicules de société en passant par les utilitaires. Et selon la nature de l’activité ou la taille de l’entreprise, cette flotte est plus ou moins importante. Cependant, ce n’est pas parce que la flotte comporte peu de véhicules que sa gestion doit être négligée. En réalité, la gestion d’un parc auto implique plusieurs enjeux pour l’entreprise. Pour commencer, il s’agit d’un bon moyen de maitriser les coûts pour travailler de manière efficiente. Grâce à une bonne stratégie, il est possible d’avoir une vision d’ensemble des coûts liés à la flotte afin de les anticiper et les réduire. Gérer une flotte auto quelle que soit sa taille implique aussi de respecter la règlementation en vigueur. Étant soumises à de nombreuses règlementations, notamment en matière fiscale et environnementale, les entreprises doivent mettre en place une bonne stratégie de gestion afin d’être en règle aux yeux de la loi.
Gérer une flotte avec peu de véhicules : créer un poste de gestion interne
Parmi les solutions qui s’offrent aux entreprises pour la gestion de leur flotte auto figure le poste de gestion créé en interne. L’entreprise devra alors dédier une personne à cette mission, un employé polyvalent avec une forte capacité d’adaptation et une grande réactivité. Pour un parc composé de moins de 30 véhicules, il n’est pas toujours nécessaire de recruter une personne dédiée à temps plein à cette fonction. Cependant, comme il s’agit d’un métier à part entière, il peut être bénéfique d’intégrer un poste de gestionnaire de flotte dans l’entreprise. Tout dépendra du budget que la structure est prête à consacrer à la gestion de sa flotte et à l’achat des véhicules au meilleur prix. Le gestionnaire de flotte doit bénéficier d’un outil de travail lui permettant de suivre l’ensemble des véhicules et des opérations. Le tableur Excel offre par exemple de nombreuses fonctionnalités, mais l’utilisateur doit intégrer manuellement les données, ce qui accroit le nombre d’erreurs. D’où l’intérêt de s’équiper d’un logiciel de gestion spécialement dédié. Dans le cadre de sa mission, le gestionnaire de flotte devra se créer un réseau de fournisseurs de service composé de loueurs, de professionnels de maintenance, d’assureurs ou de pétroliers. Dans les cas où l’entreprise opte pour le leasing auto, la société de location sera son principal fournisseur. Il s’avère donc indispensable de mettre en concurrence les loueurs pour obtenir les meilleurs tarifs. Une fois les fournisseurs sélectionnés, il s’agira d’entretenir des relations étroites avec eux.
Externaliser son parc auto : une solution alternative
L’externalisation, également appelé Fleet Management est une autre manière de gérer sa flotte automobile. Elle consiste à confier la gestion de la flotte à une entreprise spécialisée. Cette entreprise va alors jouer l’intermédiaire entre son client et les fournisseurs et les collaborateurs pourront le contacter et lui exprimer leurs besoins. En tant que professionnel de la gestion de flotte auto, l’entreprise spécialisée est en mesure d’apporter des conseils en fonction des besoins de son client, notamment sur le choix des véhicules et des prestataires. Il analyse aussi les opérations de manière à trouver les pistes d’optimisation les plus pertinentes afin de réduire les coûts liés à la flotte. Faire appel à une entreprise de gestion permet à la société de se concentrer sur ses tâches et son cœur de métier. Elle aura la chance de bénéficier des expertises d’un professionnel, lui permettant d’optimiser les coûts et de suivre les dépenses. Néanmoins, cela signifie perdre l’autonomie dans la gestion de son parc auto, sans compter le budget consacré à la sous-traitance.