Flotte Auto

Gestion d’une flotte automobile d’entreprise : 4 conseils

Véhicules utilitaires, voitures de fonction, voitures de services, engins agricoles, tracteurs, deux-roues… autant de véhicules qui composent une flotte d’entreprise et qui servent à la productivité et l’optimisation de l’activité. Si se constituer un parc auto est incontournable pour toutes entreprises, sa gestion est une autre paire de manches, car elle représente un budget conséquent entre la location et l’achat, les frais de maintenance, l’assurance auto, les dépenses en carburant, etc. Voici quelques réflexes à adopter pour vous aider à maîtriser ces différents postes.

1 – Se constituer une flotte automobile

Une flotte automobile est utilisée par les collaborateurs d’une entreprise pour les objectifs de déplacement et sert sous l’angle sécuritaire, financier et opérationnel. Ce parc automobile est composé de voitures de fonction, de véhicules de services, de véhicules statutaires, de poids lourds, de véhicules utilitaires, de camions, de vélos, de deux-roues et bien d’autres encore. Le choix du véhicule représente un élément clé lorsqu’il est question de constituer une flotte automobile et d’en faciliter la gestion.

La sélection relève essentiellement de chaque activité opérée. Les entreprises de logistique et de livraison s’orienteront automatiquement vers les véhicules utilitaires : fourgonnettes, fourgons compacts, fourgons, châssis-cabine, combi pour le transport des personnes… Il existe un large choix de dimensions et d’aménagements possible. Pour les commerciaux qui travaillent en ville, les citadines feront amplement l’affaire. Quant aux cadres et dirigeants, vous pourrez leur proposer des berlines ou des SUV. Le véhicule doit être conforme avec les déplacements des équipes ainsi que les trajets réalisés au quotidien. Au niveau des motorisations, beaucoup de sociétés s’intéressent aux voitures électriques ou hybrides qui ne subissent pas les restrictions de circulation imposées dans les zones à faibles émissions mises en place par la loi d’orientation des mobilités.

Autre point crucial à déterminer : le choix du nombre de véhicules. Pour être considérée comme telle, une flotte doit au minimum être composée de trois ou cinq voitures. Le dimensionnement du parc diffèrera essentiellement en fonction des services de navettes offerts, des rendez-vous clients des commerciaux ou encore des tournées de livraisons.

Enfin, ne négligez pas la mise en place d’une car policy connue aussi sous le nom de Charte automobile. Cet outil vous aidera à établir une politique automobile cohérente avec vos activités et les besoins de vos collaborateurs. Avec cette car policy, vous déterminez les règles d’utilisation et d’attribution de tous les véhicules.

2 – Penser au financement de la flotte auto

Une des questions cruciales auxquelles vous serez confronté a trait au financement de la flotte. Vous aurez le choix entre plusieurs possibilités : l’achat au comptant, le crédit auto, le leasing ou la location longue durée.

L’achat au comptant est synonyme de liberté. L’usage des véhicules n’est limité par aucune contrainte que pourraient imposer les loueurs sans compter que vous disposez d’un large choix sur les modèles. Plus d’intérêts bancaires à payer non plus. Par contre, l’inconvénient est lié à l’indisponibilité de la trésorerie qui peut fragiliser votre activité.

Le crédit auto semble aussi être une bonne alternative. Vous choisissez les modèles de véhicules de façon totalement libre auprès des fournisseurs que vous souhaitez. Mais faites attention aux frais élevés engendrés par les intérêts à régler, sans compter que votre taux d’endettement risque d’augmenter et vous empêcher de financer des projets plus stratégiques.

Dans un tel contexte, il est préférable d’opter pour le leasing ou la Location Longue Durée. Le principe consiste à louer vos véhicules pendant un certain nombre d’années contre le règlement de redevances mensuelles. Les contrats sont directement associés à un service de gestion de flotte, d’entretien, de dépannage ainsi que d’assurance auto. Toutefois, la flotte devra respecter un forfait kilométrique et devra être restituée en état d’usure normale à la fin de la location.

3 – Sécuriser la flotte automobile

La sécurité de la flotte automobile est un détail à ne jamais négliger. Vous devrez souscrire à une assurance auto la plus couvrante possible. Il existe actuellement des assurances de flotte qui proposent des tarifs moins onéreux que les contrats individuels. Vous avez le choix entre les contrats fermés ou les contrats ouverts. Prenez soin de bien choisir vos garanties pour bénéficier de la meilleure protection.

L’entretien constitue un autre facteur clé. Si vous avez souscrit à un leasing, la maintenance est intégrée dans l’offre, ce qui vous garantit plus de tranquillité. En entretenant de façon correcte vos véhicules, vous en tirerez plusieurs avantages : amélioration de la longévité du parc, sécurité des conducteurs, maximisation de la valeur résiduelle des voitures, etc.

Pensez aussi à former les conducteurs à la prévention routière pour réduire le niveau de sinistralité. Des formations en éco-conduite sont également recommandées pour maîtriser les coûts d’entretien, la consommation de carburant et l’usure.

4 – Internaliser ou externaliser la gestion de la flotte ?

Gérer votre flotte auto en interne peut être intéressant si vous pouvez affecter du personnel à ce poste. Il existe des plateformes en ligne et des applications compatibles qui facilitent la gestion de la flotte. Si aucun de vos collaborateurs ne peut prendre en charge la gestion du parc, rien de mieux que l’externalisation. Cette solution vous permet de vous consacrer sur votre cœur de métier et de profiter de l’aide d’experts spécialisés vers lesquels toutes les contraintes administratives sont transférées.