Flotte Auto

Le Fleet Management : qu’est-ce que c’est ? Avantages et inconvénients

Gérer une flotte de véhicules constitue pour une entreprise un défi qu’elle se doit de relever pour le bon fonctionnement de son activité. Cela constitue notamment un enjeu budgétaire de taille pour les structures qui dispose d’un parc auto important. Heureusement, il est possible d’optimiser le budget consacré à la gestion de la flotte grâce au Fleet management. Il s’agit d’une méthode destinée à améliorer la rentabilité et la productivité de l’entreprise en veillant à bien gérer sa flotte automobile. En quoi consiste le Fleet management ? Quels en sont les avantages et les inconvénients ? Explications.

Le Fleet management : qu’est-ce que c’est ?

Les entreprises ont quotidiennement besoin de véhicules qui leur permettent d’assurer les déplacements de leurs collaborateurs dans le cadre de leurs activités. Que ce soit pour le transport de marchandises, de matériels ou de personnes, chaque entreprise a des besoins précis qui l’obligent à acquérir des véhicules. D’ailleurs, en fonction de la taille de la structure, il peut s’agir de plusieurs dizaines ou de plusieurs centaines de voitures, utilitaires ou non. Le Fleet management se traduisant en Français par gestion de flotte automobile est un moyen pour l’entreprise de garder le contrôle sur ses véhicules organisés en flotte auto. Cette notion a pour but de faciliter la gestion du parc de véhicules sur différents plans, que ce soit l’acquisition, le financement, l’entretien ou les assurances. Grâce au Fleet management, l’entreprise va donc assurer les besoins de l’activité en déplacements. En fonction de son choix, l’entreprise peut s’occuper de cette gestion elle-même en désignant un gestionnaire de flotte parmi ses collaborateurs qui se chargera du suivi de chaque véhicule. Cependant, il est également possible d’externaliser cette gestion en passant par les sociétés spécialisées. Les enjeux du Fleet management sont multiples. Il permet notamment la réduction des coûts et l’optimisation de la disponibilité des biens.

Quelle est la fonction du Fleet management ?

Que le Fleet management soit effectué en interne ou en externe, il fait intervenir un acteur majeur que l’on nommera le Fleet manager. Ce Fleet manager joue le rôle d’un intermédiaire entre l’entreprise et les différents organes concernés par la flotte automobile de l’entreprise. Il peut s’agir des collaborateurs qui sont amenés à se servir des biens, de l’organisme de leasing qui met à disposition les véhicules, des garages, des assureurs et d’autres prestataires de service.

Le Fleet manager a d’ailleurs une fonction de prise décision dans le cadre de la gestion de la flotte, à commencer par les moyens d’acquisition des véhicules. Pour effectuer sa mission, le Fleet manager a à sa disposition des logiciels spécifiques de gestion de parc auto. Cet outil lui permet de répertorier tous les véhicules et de centraliser toutes les informations les concernant comme leur état, leur kilométrage et bien d’autres. Ce logiciel lui permet de faire un suivi du parc auto, mais également d’attribuer les véhicules de manière optimale. Le Fleet manager a aussi la possibilité de se servir du logiciel Total Cost of Ownership nécessaire pour gérer l’entretien et les réparations. Si chaque aspect de la gestion de flotte peut trouver un logiciel spécialisé, il faut savoir qu’il existe aussi des outils tout-en-un qui facilitent grandement le travail.

D’un autre coté, le Fleet management externe, opéré par une société de gestion est une option qui s’avère plus simple à mettre en place. L’entreprise souscrit un abonnement auprès de cette entreprise qui dispose des compétences et des moyens nécessaires pour assurer le contrôle de la flotte auto.

Quels sont les avantages du Fleet management ?

Le Fleet management est une méthode qui aide les entreprises à mieux contrôler son budget flotte automobile. En effet, grâce au Fleet management, elle peut jouer sur le volume de la flotte pour optimiser les coûts en négociant avec les fournisseurs. La mise en place du Fleet management lui permet entre autres d’anticiper les réparations, les formalités administratives et les règlements de factures plus facilement. D’autre part, le Fleet management s’avère aussi bénéfique pour les parties prenantes, que ce soit les utilisateurs des véhicules, les fournisseurs ou les organismes d’assurance. En effet, ils pourront se tourner vers un interlocuteur unique et fiable qui répondra à chacune de leurs problématiques. En matière d’acquisition, le Fleet manager se charge du choix du mode de financement et s’occupe des démarches administratives comme l’obtention des cartes grises, et la souscription d’une assurance auto. Il sera en mesure de négocier les conditions adaptées aux besoins de la société auprès de l’assureur afin de faire des économies. Dans le cadre du suivi de la flotte, le Fleet manager prend en charge la répartition des voitures entre les utilisateurs, des cadres aux équipes de livraison. Par ailleurs, le Fleet manager va constamment s’assurer de la disponibilité d’un véhicule en cas de besoins imprévus dans un but d’efficacité.

Quels sont les inconvénients du Fleet management ?

En réalité, il est difficile de trouver un inconvénient au Fleet management dans la mesure où il s’agit d’un mode de gestion dont le but est d’optimiser le budget flotte auto d’une entreprise. Ses avantages sont cependant à relativiser en fonction du moyen de Fleet management choisi. Si l’entreprise opte par exemple pour une gestion interne, elle devra nommer un collaborateur afin qu’il prenne en charge cette tâche. Cela augmentera donc le charge de travail de ce collaborateur qui ne se concentrera plus exclusivement sur sa mission initiale. L’entreprise devra d’ailleurs s’assurer des compétences de la personne désignée en matière de gestion. L’externalisation est la solution qui s’avère la plus efficace, mais l’économie réalisée est susceptible de baisser dans la mesure où il faut payer les prestations de la société de gestion. D’où l’intérêt de comparer les offres avant de signer. Par ailleurs, il faut savoir que les entreprises sont aujourd’hui soumises à des réglementations qui les obligent à inclure dans leur parc auto des véhicules à faibles émissions. En 2022, 10% de la flotte auto devra être constitué de véhicules électriques pour monter à 50% en 2030. Comme ces biens sont plus chers à l’achat que leurs homologues thermiques, cela aura une incidence sur le mode de financement de la flotte et sur toute sa gestion.