Pour qu’une flotte automobile puisse être rentable, il est impératif de calculer le Total Cost of Ownership ou TCO. Cet indicateur donne une information plus claire sur les dépenses découlant de l’utilisation d’un parc automobile.
Il comprend une myriade d’éléments : achat, maintenance, entretien, assurance, taxes, réparations, contraventions, carburant, etc. En analysant correctement le TCO, les entreprises sont en mesure de réduire les coûts générés par leur flotte automobile.
Définition du TCO
Auparavant, les entreprises calculaient le coût total de leur flotte en tenant compte uniquement du prix d’achat des véhicules professionnels. Elles prenaient rarement en considération les frais découlant de l’usage des voitures. Au fil du temps, les professionnels ont pris conscience que ce mode de calcul était inadapté pour optimiser les dépenses. Progressivement, d’autres postes ont commencé à être analysés tels que le carburant, l’entretien, la décote ou encore les impôts et taxes en tout genre. Tous ces éléments ont été intégrés dans le Coût Total d’Acquisition. Ce TCO désigne concrètement tous les coûts directs et indirects relatifs à un véhicule d’entreprise. À travers l’utilisation de cet indicateur, le gestionnaire est davantage en mesure de déterminer la rentabilité d’une flotte automobile. En maîtrisant les diverses dépenses, il est capable d’établir une stratégie qui l’aide à réduire le coût global de possession et donner ainsi l’opportunité à l’entreprise de faire des économies. Parmi les actions que le gestionnaire peut entreprendre figurent le bon choix des fournisseurs et prestataires, la sélection des véhicules les moins chers à l’achat et à l’utilisation, le choix entre location ou achat, etc.
Il est admis qu’en moyenne, un TCO de flotte d’entreprise avoisine les 10 000 euros par an. Bien évidemment, ce coût relève de plusieurs paramètres pour ne citer que la marque du véhicule, son type, son aménagement, sa motorisation… Les entreprises doivent comprendre que la constitution d’une car policy ne doit pas se baser uniquement sur les loyers payés tous les mois pour l’usage du véhicule si elles ont opté pour un crédit-bail ou une Location Longue Durée, mais plutôt sur une approche TCO.
Les composantes pour calculer le TCO
Pour calculer le TCO, le gestionnaire additionne huit grands postes de dépenses à savoir le prix d’achat ou prix de revient et marge du fournisseur, le coût induit intégrant l’emballage, le transport, la douane, les modalités de règlement ou encore le coût d’acquisition. À cela s’ajoutent, le coût de possession incluant coût de dépréciation et gestion de stock, le coût de la maintenance c’est-à-dire l’entretien et les pièces détachées, le coût d’utilisation, le coût de non-qualité équivalent aux frais de dysfonctionnement du véhicule ou de non-conformité au standard et le coût de retrait autrement dit la revente, le recyclage ou la destruction.
Pour connaître le coût de la flotte auto, le gestionnaire doit additionner différents TCO, à commencer par le TCO véhicule qui équivaut à 75% du TCO et qui intègre les frais relatifs au véhicule à savoir le prix d’achat, le coût d’utilisation, le coût de la maintenance, la dépréciation de la voiture ainsi que les charges sociales et fiscales.
Ensuite, il est nécessaire de déterminer le TCO conducteur qui est de 20% du TCO et qui dépend de chaque utilisateur. Il a un impact conséquent sur le prix des réparations, de l’entretien, de la consommation de carburant et des cotisations de l’assurance. Ce TCO conducteur peut également comprendre les véhicules relais, la gestion des accidents et des amendes et la perte de temps générée par un sinistre.
Enfin, il existe aussi le TCO flotte égal à 5% du TCO et qui prend en compte les coûts de la gestion du parc automobile et les coûts administratifs.
Souvent, les gestionnaires de flotte analysent également le Total Cost Of Mobility (TCM) pour connaître les déplacements des collaborateurs et ériger une politique de mobilité. En plus du TCO flotte, ce TCM inclut les frais de déplacement comme les frais de taxi ou de VTC, la location de courte durée, les indemnités kilométriques, l’autopartage, le train, l’avion, etc.
Les solutions pour faire baisser le TCO en entreprise
Il existe une multitude de solutions et d’astuces qui pourront aider une entreprise dans la réduction du TCO de sa flotte. La première consiste à choisir le mode de gestion. En location, il est possible d’opter pour une gestion en interne ou le fleet management. La gestion en interne implique de réaliser soi-même les négociations auprès des fournisseurs de pneumatiques, d’assurance ou encore de carburant. Une démarche qui nécessite des compétences pointues et qui s’avère chronophage. C’est pourquoi beaucoup de professionnels préfèrent miser sur le fleet management qui permet d’externaliser la gestion et ainsi de se concentrer sur son cœur d’activité.
Un poste de dépense important étant l’entretien, il est nécessaire de bien choisir son réparateur. Plusieurs critères permettent de fixer son choix : proximité et couverture du territoire, nombre de prestations, rapidité d’intervention, prix, horaires d’ouverture, qualité de la relation humaine, etc. Pour réduire les marges d’intermédiaire, certaines entreprises prennent en charge en interne la gestion des réparations en collaborant avec des garages intervenant dans la région. Cette solution implique l’usage de logiciels de gestion spécifique et des compétences adaptées pour être intéressante.
L’assurance doit aussi être choisie avec la plus grande minutie pour faire des économies. Il existe des contrats de flotte qui sont plus avantageux que les mono-contrats en raison de leur coût plus bas. L’entreprise doit aussi penser à faire jouer la concurrence assez régulièrement entre les assureurs pour bénéficier constamment d’offres compétitives. Elle peut changer de compagnie tous les trois ans par exemple si elle trouve mieux ailleurs.
Attention de bien sélectionner le véhicule et le type d’énergie utilisé pour ne pas faire gonfler le TCO. Par chance, qu’importe le segment, les entreprises pourront toujours faire des économies grâce aux véhicules qui se veulent toujours plus économes et fonctionnant avec diverses énergies alternatives. Ces voitures bénéficient également de réductions fiscales et de subventions à l’achat. Le choix de l’énergie notamment est à prioriser. Entre le diesel, l’essence, l’hybride ou l’électrique, il est important de baser sa sélection en tenant compte de l’usage réel des véhicules comme la nature des trajets et le nombre de kilomètres à réaliser dans l’année. Les exigences de l’entreprise à savoir le budget d’achat, la consommation de carburant ou l’émission de CO2 sont aussi essentielles.
La société ayant une flotte automobile a aussi intérêt à bien sensibiliser ses collaborateurs en leur proposant des formations à l’éco-conduite qui permettent de faire baisser de 5 à 15% la consommation du parc.